Hoe schrijf je een goede briefing? En voor wie schrijf je die eigenlijk? 

Wat is een briefing?

Een briefing is een opdrachtbeschrijving. Je noteert wat jij nodig hebt. Een briefing kan kort. Het gaat erom dat degene met wie je werkt hetzelfde idee heeft van de opdracht. Schrijf je briefing altijd uit, om verwarring te voorkomen.

Waarom schrijf je een briefing?

Voor je bedrijf of stichting huur je soms professionals in om iets voor je te ontwerpen, fotograferen, schrijven of om je bijvoorbeeld te helpen met je marketingcampagnes. Immers, bijna niemand is zo’n multitalent dat je echt alles zelf kan. Of je nu vrienden vraagt, iemand uit je netwerk, zelf aan de slag gaat of een professional inhuurt: schrijf een heldere briefing. Ik heb er voor mijn bedrijf inmiddels drie geschreven. Voor het logo dat gemaakt is door een bevriende grafisch vormgever, voor mijn foto’s die gemaakt zijn door een talentvolle vriendin en voor mijzelf voor het maken van deze website.

Stap 1: Omschrijf wat je doel is

Bij het maken van mijn foto’s wist ik dat ik de foto’s voornamelijk ging gebruiken voor mijn website. Op mijn website worden de foto’s in een liggend formaat getoond en dat was dus heel belangrijk om in de briefing op te nemen. Mijn logo wilde ik ook graag goed zichtbaar hebben op social media. Daar werkt een liggend formaat juist niet, dus koos ik voor een vierkant logo. Qua webdesign houd ik van ‘clean’ en met dat doel in gedachte besloot ik veel zwart/wit en één kleur toe te passen.
Door goed aan te geven wat je doel is, kan de professional met je meedenken.

Stap 2: Omschrijf je bedrijf

Of je nu met een ontwerper of tekstschrijver te maken hebt, het is goed om kort aan te geven wie jij als ondernemer bent en hoe jij met jouw onderneming communiceert. Je zoekt waarschijnlijk een professional die past bij jouw stijl van communiceren. Voor het succes van de opdracht is het toch belangrijk om kort op te schrijven hoe jij graag gezien wil worden. Wat is jouw boodschap en hoe draag je die uit? Het is belangrijk dat de professional een goed beeld van jouw onderneming of stichting heeft.

Stap 3: Spreek je verwachtingen uit, inclusief deadline

Bij het uitschrijven van een opdracht, een heldere briefing, kun je maar beter duidelijk zijn. Want misschien wil die bevriende fotograaf wel een foto van je maken, maar heb jij minimaal tien bruikbare kiekjes nodig. Of een creatieve webdesigner gaat voor je aan slag en dan blijken jouw vernieuwende ideeën veel meer tijd en geld te kosten. Geef aan wat jij nodig hebt, voor welke deadline en wat je hier aan kunt besteden. Zo voorkom je tegenvallers.
Ik vind heldere communicatie erg belangrijk. Ik zal dan ook altijd aangeven wat je van mij mag verwachten, inclusief een haalbare deadline.

Laatste tip: Luister naar de pro

‘Jana, ik vind het logo gaaf, maar is het niet te saai?’ Toegegeven, ik maak me er wel eens schuldig aan. Je huurt iemand in en vervolgens ga je zitten twijfelen over het resultaat. Bedenk waarom je diegene in de eerste plaats hebt gevraagd. In mijn geval is Jana full-time grafisch ontwerper. Ze is ontzettend veelzijdig en heeft een enorm toffe portfolio. Het logo is het perfecte resultaat van wat ik in mijn briefing had omschreven. En ze stelde me met één zin gerust, want ja dit is wat ik wil.
Natuurlijk moet je altijd kritisch zijn op het resultaat en mag je vragen stellen. Maar vergeet niet waarom je expertise inhuurt, omdat je af en toe expertise nodig hebt.